システムを作成するまでは、各高速道路会社から届く請求データを基に手作業で十数社の請求書を各高速道路別に作成していました。その時は、請求書を作るのが1日がかりでしたが、システムを使うようになって、請求書作成だけでなく集計表等も自動で作成できるようになりとても楽になりました。
- 会社名
- F組合
- 事業内容
- トラック会社向けの協同組合
悩み・課題
・毎月CDデータで送られてくるETC利用データをExcelに手動で取込み、Excelの基本機能のみで請求書作成まで行っていた
・その為、作業のほとんどを作業者の経験に頼る状況であり、転記ミス等も発生していた。
・請求データが届いてから請求書を作成までの期間が短かった
・その為、作業のほとんどを作業者の経験に頼る状況であり、転記ミス等も発生していた。
・請求データが届いてから請求書を作成までの期間が短かった
弊社対応
・お客様に提出する請求書のレイアウトや集計表のレイアウトをお客様と話し合い作成し、高速道路から送られてくるデータを基にシステムを作っていった
・お客様が出来るだけ簡単に使える方法を提案した
・組合に加入している運送会社様のトラック、ETCカードの管理を一括で行い、ETCカード申請業務、請求業務、管理業務が簡単に行えるシステムに
・お客様が出来るだけ簡単に使える方法を提案した
・組合に加入している運送会社様のトラック、ETCカードの管理を一括で行い、ETCカード申請業務、請求業務、管理業務が簡単に行えるシステムに
システム概要
・組合員情報のマスターは使い慣れているExcelデータで用意する
・ETCカードの追加・変更情報はExcelデータに登録する
・CDデータで送られてくるETC利用データは自動で取り込む
・割引率・カード取扱手数料等は、本システムより変更できる
・過去のデータ及びオペレーションログから、ヒューマンオペレーションエラーを的確に見つける
・請求書、集計表等は使い慣れているExcelシートに出力する
・ETCカードの追加・変更情報はExcelデータに登録する
・CDデータで送られてくるETC利用データは自動で取り込む
・割引率・カード取扱手数料等は、本システムより変更できる
・過去のデータ及びオペレーションログから、ヒューマンオペレーションエラーを的確に見つける
・請求書、集計表等は使い慣れているExcelシートに出力する
苦労したこと
・燃料会社毎にデータの持ち方が違うため、問合せを行ってシステムに取り込めるよう統一
・先方担当者が将来的に替わっていくことも考慮し、誰でも使いやすいシステムを構築したこと
・先方担当者が将来的に替わっていくことも考慮し、誰でも使いやすいシステムを構築したこと
お客様からの声
- 請求の日は、合わなかったらどうしようと憂鬱だったが、システムを使いだしてから安心して作成できるようになった
- 少ない人数でもチェックが簡単に行えるようになり、本当に楽になった